O QUE FAZ UM CONSELHO POR NÓS?

Por Rosa de Catia Souza Silva, SE, DRT/BA 2116 (*) e Ana Maria Netto da Silva, SE, DRT/SC 355 (**)

Decidimos falar um pouco sobre o Conselho de Secretariado por ser relevante para a Categoria Secretarial e por entender que poucos conhecem este assunto.Embora muitos sejam os profissionais com o título de bacharel em secretariado executivo e outro grande número também tenham a formação técnica na área secretarial, parece que nem todos conhecem profundamente a profissão. A razão deste desconhecimento é porque, muitas vezes, nos fechamos em nosso escritório ou até mesmo não damos o devido valor às notícias referente ao assunto.O Conselho de Secretariado existe, embora ele não seja direto como o de outras profissões ( advogados, economistas, etc.). O Conselho de Secretariado está sob o abrigo do Ministério do Trabalho, representado pelas DRT (Delegacia Regional do Trabalho), identificado nas Leis 7.377/85 e 9261/96 que regulamentaram a profissão.O Conselho de Secretariado tem as seguintes atribuições:1. Conceder o Registro Profissional nos casos previstos na Lei;2. Proceder a fiscalização do exercício profissional. Estão irregulares no mercado de trabalho: a) profissionais não formados na área de secretariado; b) profissionais formados, mas que não têm o Registro Profissional (a formação somente habilita, a regularização só acontece com o Registro Profissional; c) profissionais sem formação específica (secretariado superior ou técnico) e sem o tempo de 3 anos de profissão (até 1985), como determinam as Leis 7377/85 e 9261/96.O Conselho indireto tem vantagens e desvantagens, como tudo na vida. A maior delas é ser gratuito, pois sua manutenção é responsabilidade do Governo Federal (Ministério Federal do Trabalho). As desvantagens são um pouco maioresa) é mais burocrático e demorado, pois analisa somente o que determina a Lei. Por exemplo, a Lei diz que “’para obtenção do Registro Profissional, é necessário o Diploma” (cursos Superiores) ou Certificado (Técnico em Secretariado). Por conta disso, não aceita a Certidão emitida pelas Instituições de Ensino, que declara que o aluno irá se formar em secretariado. Isto tem impossibilitado a iniciativa dos Sindicatos de Secretárias(os) de, na solenidade de formatura, entregar aos formandos os respectivos Registros Profissionais.b) as fiscalizações de exercício irregular também não são ágeis, porque no mercado há irregularidades mais prejudiciais (segundo a visão da DRT) do que o exercício irregular da nossa profissão. Não demanda risco de vida - como a medicina ou engenharia -, CTPS não assinada, trabalho escravo ou infantil, etc.c) não conhece tão bem o perfil e a complexidade do exercício do profissional de secretariado; ed) finalmente, sua estrutura humana é escassa, ou seja, há poucos fiscais para a quantidade de irregularidades que o Ministério fiscaliza.O Conselho Direto, sustentado pela própria Categoria, também será uma instituição criada por Lei Federal, com a determinação de proceder a emissão do Registro Profissional e a fiscalização do exercício profissional, aplicando as penalidades previstas na lei.O Conselho Direto será, com certeza, mais vantajoso para a profissão de secretariado em muitos aspectos; maior conhecimento da profissão e suas necessidades e dificuldades; registro e a fiscalização mais ágeis e efetivos.Mas, para todo ganho há uma perda. Conselho Direto deve ser mantido pela própria, por mensalidades ou anuidades, assim como acontece com outras categorias. E, aparentemente, a categoria secretarial ainda não está preparada para esta situação. Hoje, com um Conselho sem custo, o percentual de profissionais de secretariado no País com DRT não chega a 3,8% dos 2 milhões atuantes. E, menos de 1% (hum por cento) em cada Estado está Associado aos Sindicatos da Categoria Secretarial. Seja por desconhecimento ou desinteresse, esta verdade é pouco alentadora para as Entidades de Classe (Fenassec e Sindicatos Estaduais de Secretariado) que buscam, há mais de 10 anos, a criação do Conselho Direto de Secretariado.Ocorre-nos, então, uma reflexão: se a Categoria Secretarial já conta com uma Entidade de Registro e Fiscalização (mesmo que indireta), sem custo; se já temos um Organismo de Proteção (Fenassec e Sindicatos Estaduais), que oferece uma contrapartida enorme - formação, atualização profissional e reivindicação de seus direitos – por um mínimo de custo, porque somente 3,8% dos profissionais têm RP e menos de 1% são Associados? Será que estamos preparados para ter e sustentar nossas própria Entidade de Registro?Todos os que estão na profissão de secretariado têm o dever de buscar o seu DRT. Aqueles profissionais que não estão enquadrados na Lei de Regulamentação devem procurar os Sindicatos para verificar sua situação profissional e ver quais os procedimentos necessários para obtenção do seu RP.O procedimento para registro é muito simples e os Sindicatos de Secretariado em cada Estado prestarão toda a assistência necessária, intermediando junto às DRT. No Site www.fenassec.com.br consta o endereço de cada um dos Sindicatos Estaduais.Agora que já conhecemos as vantagens e desvantagens dos Conselhos Diretos e Indiretos, vamos cumprir nossa parte: registrar nossos diplomas e acompanhar e participar das atividades de nossas Entidades de Representação (Fenassec e Sindicatos Estaduais de Secretariado), associando-nos.Se achar pertinente, acompanhar também outras iniciativas de profissionais de secretariado que estão preocupadas com a valorização do secretariado, como Grupo de Discussões, etc.

(*) Rosa de Catia Souza Silva, DRT/BA 2116 Bacharel em Secretariado Executivo, e Especialista em Assessoria Gerencial. Administradora do grupo assessores@yahoogrupos.com.brrosasec@ig.com.br; catiasouza2010@yahoo.com.br. (71) 9966-2180
(**) Ana Maria Netto da Silva, Secretária Executiva, DRT/SC 355Presidente do Sindicato dos Profissionais e Estudantes de Secretariado no Estado de Santa Catarina – SINSESC Vice-Presidente da FENASSEC para a Região Sul (Federação Nacional das Secretárias (os). ana@sinsesc.com.br; www.sinsesc.com.br; www.fenassec.com.br. (48) 223-1364

SECRETARIADO: DE QUE DEPENDE A NOSSA VALORIZAÇÃO PROFISSIONAL? Por Rosa de Cátia Souza Silva

Quais são as perspectivas para as secretárias neste século? Será que nossa profissão está próxima ao fim como proclamou Bill Gates? Acho que não, caras colegas. Todos os profissionais que levam a sério o que fazem terão sucesso, pois nossa profissão engloba multiplicidade e diversidade de tarefas, dando-nos uma visão geral de toda a organização.Os secretários gerenciam as informações por correspondências, e-mails, jornais e de certa forma sintetiza tudo para que seu superior imediato possa ter as melhores condições para tomada de decisão.A nossa profissão não se extinguirá, apenas está ganhando novo formato. Teremos mais responsabilidades e aproximando-nos cada vez mais das atividades de gestão. Afinal os gestores precisarão de mais tempo para pensar em soluções criativas para diminuir custos e tornar o empreendimento (seja ele qual for) mais lucrativo.Agora pergunto a vocês: porque muitas secretárias hoje não são contratadas mesmo tendo excelentes currículos, até mesmo cursando universidades em cursos de graduação em secretariado ou pós-graduação? Infelizmente as pessoas que contratam os secretários e secretárias nem mesmo sabem a importância de nossos papéis, desconhecem nossas atribuições ou nem sequer tentam contratar alguém preparado. Além disto ainda há chefes que preferem alguém desqualificado, por temer que o novo contratado possa lhe tomar o lugar.Daí resultam a colocação de pessoas desqualificadas, desconhecedoras do nosso código de ética, exercendo nossa profissão, mas sem nenhum interesse por esta categoria, gerando um clima de desunião entre os demais, afinal de contas se cada um fizer o que for de seu próprio interesse, como conseguiremos algo de bom para todos nós, como, por exemplo, um conselho direto de secretariado?A valorização das Secretárias e Secretários deve partir de nós mesmos. Se nós não nos valorizamos, como poderemos ser valorizados por outros profissionais?Nossa valorização será conquistada com atualização constante, pesquisa, criatividade, iniciativa, trabalho em equipe, e porque não secretários ensinando nossos cursos técnicos e de graduação? Sempre questionei o motivo de haver poucas secretárias que lecionassem no curso de secretariado executivo, e acho que isso aconteça por ainda não existirem cursos de mestrado em secretariado, ou porque as secretarias não tem interesse em lecionar.Iniciativas como um grupo de discussão para secretárias, um jornal ou revista virtual criado para nós por alguém de nossa área ou uma entidade de classe pode fazer a diferença. Reflitam sobre isso! Se formos os melhores no que fazemos hoje, poderemos ter amanhã o sucesso e a valorização que é nossa de direito.

Autora: Rosa de Catia Souza Silva Bacharel em Secretariado Executivo e Especialista em Assessoria Gerencial. Administradora do grupo assessores@yahoogrupos.com.br .Contato: rosasec@ig.com.brcatiasouza2010@yahoo.com.br

SECRETARIADO: UMA CONTRATAÇÃO INTELIGENTE - Rosimeri Ferraz Sabino

Em uma época em que a horizontalidade é vista como solução para a complexidade do processo organizacional, as funções de assessoria configuram-se como resposta ao problema da sobrecarga da hierarquia. Os assessores do executivo de linha ou especialistas funcionais permitem aumentar a quantidade de informações que aquela posição na hierarquia pode processar, o número de decisões que ela pode tomar e o volume dos conflitos que ela pode resolver. Observa-se, portanto, que a inclusão de uma linha de assessoria/staff no desenho organizacional pode contribuir consideravelmente na agilidade dos processos organizacionais. As linhas de staff atuam em conjunto com os órgãos de linha, desenvolvendo serviços especializados, descentralizando responsabilidades e permitindo que os órgãos principais ocupem-se dos objetivos básicos que lhe competem. A assessoria executiva, no âmbito de staff pessoal e especializado, ocorre através da profissão de secretário executivo. Denomina-se profissão, no Brasil, em razão do ofício ser regulamentado pela Lei 7.377, de 1985, e a sua formação ser orientada por diretrizes do Ministério da Educação. Assim, tem-se uma profissão especializada para a assistência aos executivos. Este aspecto é corroborado no artigo 4°., Item II, da citada lei, que menciona entre as atribuições dos secretários executivos a “assistência e assessoramento direto a executivos”. A construção da profissão de secretário nos processos históricos revela a estreita ligação do ofício às alçadas de poder da sociedade. Desde suas origens a profissão ocupa-se da assessoria aos líderes, exigindo o domínio de conhecimentos administrativos, além de lingüísticos e de relações humanas. Assim, observa-se que a preparação do indivíduo para o exercício do ofício permeia diversas áreas, o que demanda uma qualificação planejada. Como exemplo cita-se a formação de escribas da Era Egípcia, que ocorria nas escolas de Mênfis e Tebas. Representantes da gênese da profissão, os escribas eram profissionais especializados que desenvolviam assessoria direta aos grandes líderes, compondo uma classe de destaque naquela sociedade.Dessa forma, os secretários executivos representam função essencial aos gestores e a sua contratação deve ocorrer de maneira adequada em relação aos requisitos de qualificação. A base acadêmica deve ser considerada nos processos de seleção, permitindo o devido aproveitamento da função de assessoria uma vez que ela precede conhecimentos técnicos específicos. A contratação nesses moldes evita o surgimento de gap´s nos conhecimentos necessários para um desempenho satisfatório. A formação em Secretariado Executivo ocorre em curso superior, e o reconhecimento internacional da relevância da profissão é representado n a comemoração do Dia Internacional do Profissional de Secretariado, este ano, em 22 de abril, data estabelecida em 1997 no III Congresso Internacional da área, ocorrido na África do Sul. A representação profissional é feita pela Federação Nacional de Secretariado e sindicatos estaduais. O Estado de Sergipe conta com o curso de formação na Universidade Federal de Sergipe – UFS, e o acompanhamento dos profissionais no mercado pelo Sindicato dos Secretários e Secretárias do Estado de Sergipe - SINSESE. Assim, a sociedade sergipana dispõe de profissionais qualificados e orientados para o exercício de suas funções, sob padrões de qualidade que agregam resultados às gestões. Na era de concorrência globalizada, as organizações não podem prescindir de uma ótima composição do seu quadro funcional.Mestre em Administração, Especialista em Educação, Bacharela em Secretariado Executivo, docente da Universidade Federal de Sergipe.