Revista Excelência

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Solicitei correção da errata - pois atualmente trabalho na Embasa como Coordenadora de Cursos Ead.

Secretariado: Como gerenciar o estresse?

Por Rosa de Cátia Souza Silva

Para gerenciar estresse precisamos saber o que isso quer dizer. Podemos conceituá-lo como uma agitação física e emocional que sentimos quando enfrentamos obstáculos, desafios e oportunidades.

E o que a classe secretarial tem a ver com isso? Bem, as mulheres são as maiores vitimas do estresse e por termos nesta classe a maioria de mulheres, precisamos aprender a lidar com este mal.

Dentre os fatores externos causadores de estresse em mulheres podemos citar: as desigualdades de gênero, o ritmo acelerado dos acontecimentos sociais, a competitividade da vida cotidiana, situações de violência que vivenciamos constantemente, o crescente desemprego combinado as inúmeras exigências da vida das mulheres e aos papéis exercidos por elas.

Ainda temos uma visão da antiga secretária, aquela que não possui vida própria e não tem horário para sair do trabalho. Por isso, há sobrecarrega da profissional porque existe a desvalorização externa, no qual trabalha-se demais sem reconhecimento que é o mesmo que condená-la ao fracasso.

Devido a síndrome da “supermulher”, o secretária sobrecarrega-se de trabalho e das múltiplas atividades pessoais e profissionais, exigindo muito dela e prejudicando sua saúde.

Outro aspecto que a leva ao estresse é o medo do fracasso, que exige muita energia sem a devida reposição uma vez que a ela evita atividades de maior responsabilidade se recolhendo àquelas que não lhes satisfazem.

O medo do desemprego, a extrema competitividade, a qualidade a qualquer custo, as limitadas condições ambientais, entre outros fatores, afetam a nossa saúde de muitas maneiras produzindo: ansiedade e nervosismo; dores de cabeça; mudanças repentinas de humor que nos abalam de forma negativa nas relações pessoais e profissionais; descuido com a aparência física; perda de interesse pela própria imagem e falta de ânimo.

A organização mundial de Saúde afirma que o "Estresse" é uma "epidemia global". Vivemos um tempo de enormes exigências de atualização. Somos constantemente chamados a lidar com novas informações. O Ser Humano cada vez mais se vê diante de inúmeras situações às quais precisa adaptar-se. Como por exemplo, diante de demandas e pressões externas vindas da família, do meio social, do trabalho/escola ou do meio ambiente.

Outros fatores aos quais precisa adaptar-se são, entre outras, as responsabilidades, obrigações, autocrítica, dificuldades fisiológicas e psicológicas.

Para tratar o estresse se procura em um processo psico-terapêutico o desenvolvimento da capacidade do indivíduo de se ajustar criativamente às situações que se apresentam.

E para gerenciá-lo é necessário inicialmente equilíbrio entre o ter, o ser, o estar, o fazer e planejar o tempo.

Dicas para planejar sua agenda semanal:

• Priorize as atividades distinguindo o que é necessário de urgente.
  


• Estabeleça suas metas e quanto tempo se dedicará a elas.
  


• Identifique os papéis que são exercidos por você, avalie e perceba quais deles precisam de reforço, afinal cada papel é importante e não justifica ter êxito em um e fracasso em outro.
  


• Estabeleça metas para cada papel, elegendo uma ou duas metas para serem trabalhadas naquela semana.
  


• Saiba lidar com imprevistos, nem sempre você poderá fazer o que planejou. Reorganize-se sem culpas.
  


• Organize, aja, avalie. Ação e avaliação devem ser parâmetros que completam o processo.
  

Lembre-se que os resultados de uma semana alimentam as perspectivas para a seguinte fortalecendo o querer e a auto-estima.

Referências Bibliográficas

CARREIRA, Denise, AJAMIL, Menchu, MOREIRA, Tereza. Mudando o Mundo: A liderança feminina no século 21. São Paulo: Cortez; Rede Mulher 2001.
SILVA, Rosa de Cátia Souza e COSTA, Yolanda Martins. Situações que causam estresse na rotina do profissional Assessor em empresas de médio porte em Salvador, 2003. 55f.

Sucesso ocorre por acaso?

A todo momento nos perguntamos sobre como o sucesso chega a alguns e não a outros. Como também o que as pessoas de sucesso fazem para chegar onde querem e quais as dificuldades que superaram para alcançar o seu lugar ao sol.

Geralmente quando uma pessoa de sucesso é entrevistada, a ouvimos dizer que tinha certeza que um dia chegaria ao ponto onde chegou,ou seja, ela acreditava que isso ia acontecer inevitavelmente na sua vida. No livro o segredo, isto é evidente. Quando as pessoas focam no seu objetivos tendem a alcançá-lo. Quando acreditamos que nosso sonho é possível alcançar, quando temos convicção do que queremos tendemos a conseguir e o universo conspira a nosso favor .

Sucesso configura 90% de inspiração e 10% de expiração, isso quer dizer que o planejamento se torna essencial neste processo. Sonhar é necessário. Mas, para ter sucesso, sonhar apenas é insuficiente. Cada um precisa examinar o que deseja para que o planejamento seja adequado.

O sucesso é almejado por muitos, mas, não tem o mesmo significado para cada pessoa. Cada um tem uma concepção do que vem a ser sucesso. Para alguns ter sucesso é possuir um belo apartamento com um carro na garagem. Para outros, estar em destaque na mídia é ter sucesso e para você o que é ser uma pessoa de sucesso?

Com esta resposta fica mais fácil estabelecer um plano para alcançar seus objetivos. Traçando uma estratégia para chegar a sua meta, o sucesso chega, afinal de contas segundo Lair Ribeiro o sucesso não ocorre por acaso.

Rosa de Cátia Souza Silva
http://rosadecatiasouzasilva.blogspot.com/
rosasec@ig.com.br ou catiasouza2010@yahoo.com.br

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Acredite! o sucesso está em você

Por Rosa de Cátia Souza Silva

Quando somos indagados dos sobre “o que queremos ser” ou “qual é o nosso sonho”, a maioria das vezes nem temos a resposta para estas perguntas ou quando a sabemos na ponta da língua esta não foi devidamente analisada.

Por isso, devemos nos auto-avaliar para escolher a carreira que queremos seguir. Mas, para fazermos isso é necessário ter o autoconhecimento. Conhecer-se é muito importante quando temos que fazer uma escolha tão importante como esta.

Vocês podem estar pensando onde queremos chegar com isso. E é muito simples: o sucesso não está em escolher a carreira X, Y ou Z. O sucesso ocorre quando a profissão que escolhemos nos motiva, nos faz feliz ou seja, é o que gostamos de fazer e perdemos horas, se necessário for.

Para alguns o sucesso é ter dinheiro, fama e holofotes sobre a pessoa que a procura. Na verdade o sucesso é ser feliz, como disse Roberto Shinyashiki em um de seus livros. O sucesso vale a pena quando somos felizes e quando fazemos o que gostamos tudo caminha para o êxito, é uma questão de tempo.

Quando agimos mecanicamente ou fazemos o que não gostamos para ter sucesso, tudo que fazemos torna-se cansativo, desgastante e na maioria das vezes o sucesso não comparece. Nossa estrela brilha sempre quando somos felizes com o que fazemos.

Devemos analisar o que gostamos de fazer e que nos dá prazer, isto nos impulsionará ao sucesso pessoal e acompanhado disso podemos ter ou não fama e dinheiro...

Sabemos que o sonho é algo que está em nossa imaginação, em nossos pensamentos e é algo que está distante de nós, mas quando transformamos nossos sonhos em objetivos e estratificamos em metas ele fica possível de ser alcançado.

Nem sempre algo grande leva ao sucesso. Uma pequenina ação seguida de outras podem ser o caminho das pedras para o sucesso, o importante é que o nosso sentimento de ser ou estar feliz conta e muito.

Algumas dicas que podem ser úteis para chegar ao sucesso:

• Descubra os seus pontos fortes e pontos que precisam ser melhorados. Os pontos fortes precisam ser mantidos e os fracos precisam ser minimizados.
  
• Planeje-se para o sucesso. Quem não sabe onde quer chegar, chega a qualquer lugar ou a lugar algum. Por isso, tenha um plano com metas simples que podem ser alcançadas.
  Ao planejar o caminho do sucesso estipule prazos para alcançar as metas e assim chegar ao seu objetivo principal.
  
• Reavalie suas metas sempre que estiver com dificuldades para realizá-las. Lembre-se cada meta alcançada é um degrau concluído para seu sucesso, por isso, comemore sempre que alcançar uma meta.
  

A cada vitória alcançada estaremos mais próximos do objetivo principal, por isso, nunca desista dos seus sonhos, transforme-os em objetivos e seja feliz.

Rosa de Cátia Souza Silva
http://rosadecatiasouzasilva.blogspot.com/
rosasec@ig.com.br ou catiasouza2010@yahoo.com.br

SUCESSO E VALORIZAÇÃO ESTÃO ATRELADOS

por Rosa de Catia Souza Silva

Nós precisamos ser notados pelos outros seja em casa ou no trabalho, para isso devemos estar sempre atentos as nossas atitudes, principalmente no ambiente profissional.Atualmente os profissionais devem atender as necessidades de seus clientes internos e/ou externos. Geralmente os clientes internos são colegas de trabalho e superiores hierarquicos, enquanto os externos são as pessoas que compram os produtos e os serviços das empresas que representamos.

A valorização profissional é algo que acontece de dentro para fora, ou seja, deve partir da própria pessoa que deseja ser reconhecida. Entenda que você deve ser o melhor naquilo que você faz, seja qual for a sua profissão, e de preferência que você goste daquilo o que você estiver fazendo.

Geralmente as pessoas esperam ser reconhecidas, mas não fazem as coisas de maneira eficaz, detendo-se apenas no que é eficiente. Embora as palavras mencionadas pareçam ter sentido idêntico elas diferem e muito.

Quando você faz algo de maneira eficiente, você faz a coisa certa, do mesmo modo quando você faz algo eficazmente, você o estará fazendo de forma certa com menor tempo e custo.A valorização ocorre naturalmente quando as pessoas trabalham com amor e da melhor forma possível. Não contente-se com o bom. Faça-o, mas aos poucos o melhore. Em tudo o que fizer aplique o princípio da melhoria contínua.Seja você mesmo.

Valorize o seu potencial e lembre-se de valorizar-se cuidando do seu visual. Pois não basta apenas bom conteúdo, a embalagem deve ser cuidada. Seu marketing deve ser trabalhado se quiser desenvolver-se e promover sua valorização profissional.Esteja atento às mudanças que ocorrem ao seu ambiente e no mundo, pois elas não acontecem da noite para o dia, faça isto lendo revistas, jornais, livros e observe também as pessoas.

Algumas dicas que penso serem pertinentes:1. Verifique sua motivação para o trabalho diariamente, só você pode saber o que precisa ser melhorado.2. Não se detenha no lugar comum, numa situação confortável. Tenha sempre um desafio novo em sua vida e você terá uma grande ajuda do universo para conseguir o que deseja.3. Seja um profissional exemplar trabalhando com amor e dedicação sem esquecer de procurar o crescimento pessoal através de cursos, livros, revistas, jornais etc.4. Busque desenvolver seu marketing pessoal dando maior atenção ao seu modo de vestir, de falar e ouvir as pessoas, sua higiene pessoal e lembre-se sempre de ter um cartão de visitas à mão.5. Seja “Você S.A.” - desenvolva seu potencial, trabalhe de forma que você seja indispensável a sua função.6. Tenha bom humor, lembre-se de agradecer por ter acordado neste dia.7. Seja feliz no que faz, não importa em que profissão, se não está feliz mude ou cairá no espaço comum.

Como disse Lair Ribeiro no título de um de seus livros “O sucesso não ocorre por acaso” e realmente é verdade, pois temos que suar muito para conseguir ser respeitado e conhecido. Dizem que precisamos de 90% de transpiração e 10% de inspiração.Alguns dizem que não, mas a verdade é que nós queremos ser notados como pessoas especiais, únicas como de fato somos, embora não demonstremos. Isto acontece porque nos ensinaram quando crianças a termos comportamentos iguais para sermos aceitos, então esquecemos como ser nós mesmos, e temos que reaprender a sermos nós quando chegamos à idade adulta.

Rosa de Catia Souza Silva Bacharel em Secretariado Executivo e Especialista em Assessoria Gerencial. rosasec@ig.com.br

O QUE FAZ UM CONSELHO POR NÓS?

Por Rosa de Catia Souza Silva, SE, DRT/BA 2116 (*) e Ana Maria Netto da Silva, SE, DRT/SC 355 (**)

Decidimos falar um pouco sobre o Conselho de Secretariado por ser relevante para a Categoria Secretarial e por entender que poucos conhecem este assunto.Embora muitos sejam os profissionais com o título de bacharel em secretariado executivo e outro grande número também tenham a formação técnica na área secretarial, parece que nem todos conhecem profundamente a profissão. A razão deste desconhecimento é porque, muitas vezes, nos fechamos em nosso escritório ou até mesmo não damos o devido valor às notícias referente ao assunto.O Conselho de Secretariado existe, embora ele não seja direto como o de outras profissões ( advogados, economistas, etc.). O Conselho de Secretariado está sob o abrigo do Ministério do Trabalho, representado pelas DRT (Delegacia Regional do Trabalho), identificado nas Leis 7.377/85 e 9261/96 que regulamentaram a profissão.O Conselho de Secretariado tem as seguintes atribuições:1. Conceder o Registro Profissional nos casos previstos na Lei;2. Proceder a fiscalização do exercício profissional. Estão irregulares no mercado de trabalho: a) profissionais não formados na área de secretariado; b) profissionais formados, mas que não têm o Registro Profissional (a formação somente habilita, a regularização só acontece com o Registro Profissional; c) profissionais sem formação específica (secretariado superior ou técnico) e sem o tempo de 3 anos de profissão (até 1985), como determinam as Leis 7377/85 e 9261/96.O Conselho indireto tem vantagens e desvantagens, como tudo na vida. A maior delas é ser gratuito, pois sua manutenção é responsabilidade do Governo Federal (Ministério Federal do Trabalho). As desvantagens são um pouco maioresa) é mais burocrático e demorado, pois analisa somente o que determina a Lei. Por exemplo, a Lei diz que “’para obtenção do Registro Profissional, é necessário o Diploma” (cursos Superiores) ou Certificado (Técnico em Secretariado). Por conta disso, não aceita a Certidão emitida pelas Instituições de Ensino, que declara que o aluno irá se formar em secretariado. Isto tem impossibilitado a iniciativa dos Sindicatos de Secretárias(os) de, na solenidade de formatura, entregar aos formandos os respectivos Registros Profissionais.b) as fiscalizações de exercício irregular também não são ágeis, porque no mercado há irregularidades mais prejudiciais (segundo a visão da DRT) do que o exercício irregular da nossa profissão. Não demanda risco de vida - como a medicina ou engenharia -, CTPS não assinada, trabalho escravo ou infantil, etc.c) não conhece tão bem o perfil e a complexidade do exercício do profissional de secretariado; ed) finalmente, sua estrutura humana é escassa, ou seja, há poucos fiscais para a quantidade de irregularidades que o Ministério fiscaliza.O Conselho Direto, sustentado pela própria Categoria, também será uma instituição criada por Lei Federal, com a determinação de proceder a emissão do Registro Profissional e a fiscalização do exercício profissional, aplicando as penalidades previstas na lei.O Conselho Direto será, com certeza, mais vantajoso para a profissão de secretariado em muitos aspectos; maior conhecimento da profissão e suas necessidades e dificuldades; registro e a fiscalização mais ágeis e efetivos.Mas, para todo ganho há uma perda. Conselho Direto deve ser mantido pela própria, por mensalidades ou anuidades, assim como acontece com outras categorias. E, aparentemente, a categoria secretarial ainda não está preparada para esta situação. Hoje, com um Conselho sem custo, o percentual de profissionais de secretariado no País com DRT não chega a 3,8% dos 2 milhões atuantes. E, menos de 1% (hum por cento) em cada Estado está Associado aos Sindicatos da Categoria Secretarial. Seja por desconhecimento ou desinteresse, esta verdade é pouco alentadora para as Entidades de Classe (Fenassec e Sindicatos Estaduais de Secretariado) que buscam, há mais de 10 anos, a criação do Conselho Direto de Secretariado.Ocorre-nos, então, uma reflexão: se a Categoria Secretarial já conta com uma Entidade de Registro e Fiscalização (mesmo que indireta), sem custo; se já temos um Organismo de Proteção (Fenassec e Sindicatos Estaduais), que oferece uma contrapartida enorme - formação, atualização profissional e reivindicação de seus direitos – por um mínimo de custo, porque somente 3,8% dos profissionais têm RP e menos de 1% são Associados? Será que estamos preparados para ter e sustentar nossas própria Entidade de Registro?Todos os que estão na profissão de secretariado têm o dever de buscar o seu DRT. Aqueles profissionais que não estão enquadrados na Lei de Regulamentação devem procurar os Sindicatos para verificar sua situação profissional e ver quais os procedimentos necessários para obtenção do seu RP.O procedimento para registro é muito simples e os Sindicatos de Secretariado em cada Estado prestarão toda a assistência necessária, intermediando junto às DRT. No Site www.fenassec.com.br consta o endereço de cada um dos Sindicatos Estaduais.Agora que já conhecemos as vantagens e desvantagens dos Conselhos Diretos e Indiretos, vamos cumprir nossa parte: registrar nossos diplomas e acompanhar e participar das atividades de nossas Entidades de Representação (Fenassec e Sindicatos Estaduais de Secretariado), associando-nos.Se achar pertinente, acompanhar também outras iniciativas de profissionais de secretariado que estão preocupadas com a valorização do secretariado, como Grupo de Discussões, etc.

(*) Rosa de Catia Souza Silva, DRT/BA 2116 Bacharel em Secretariado Executivo, e Especialista em Assessoria Gerencial. Administradora do grupo assessores@yahoogrupos.com.brrosasec@ig.com.br; catiasouza2010@yahoo.com.br. (71) 9966-2180
(**) Ana Maria Netto da Silva, Secretária Executiva, DRT/SC 355Presidente do Sindicato dos Profissionais e Estudantes de Secretariado no Estado de Santa Catarina – SINSESC Vice-Presidente da FENASSEC para a Região Sul (Federação Nacional das Secretárias (os). ana@sinsesc.com.br; www.sinsesc.com.br; www.fenassec.com.br. (48) 223-1364

SECRETARIADO: DE QUE DEPENDE A NOSSA VALORIZAÇÃO PROFISSIONAL? Por Rosa de Cátia Souza Silva

Quais são as perspectivas para as secretárias neste século? Será que nossa profissão está próxima ao fim como proclamou Bill Gates? Acho que não, caras colegas. Todos os profissionais que levam a sério o que fazem terão sucesso, pois nossa profissão engloba multiplicidade e diversidade de tarefas, dando-nos uma visão geral de toda a organização.Os secretários gerenciam as informações por correspondências, e-mails, jornais e de certa forma sintetiza tudo para que seu superior imediato possa ter as melhores condições para tomada de decisão.A nossa profissão não se extinguirá, apenas está ganhando novo formato. Teremos mais responsabilidades e aproximando-nos cada vez mais das atividades de gestão. Afinal os gestores precisarão de mais tempo para pensar em soluções criativas para diminuir custos e tornar o empreendimento (seja ele qual for) mais lucrativo.Agora pergunto a vocês: porque muitas secretárias hoje não são contratadas mesmo tendo excelentes currículos, até mesmo cursando universidades em cursos de graduação em secretariado ou pós-graduação? Infelizmente as pessoas que contratam os secretários e secretárias nem mesmo sabem a importância de nossos papéis, desconhecem nossas atribuições ou nem sequer tentam contratar alguém preparado. Além disto ainda há chefes que preferem alguém desqualificado, por temer que o novo contratado possa lhe tomar o lugar.Daí resultam a colocação de pessoas desqualificadas, desconhecedoras do nosso código de ética, exercendo nossa profissão, mas sem nenhum interesse por esta categoria, gerando um clima de desunião entre os demais, afinal de contas se cada um fizer o que for de seu próprio interesse, como conseguiremos algo de bom para todos nós, como, por exemplo, um conselho direto de secretariado?A valorização das Secretárias e Secretários deve partir de nós mesmos. Se nós não nos valorizamos, como poderemos ser valorizados por outros profissionais?Nossa valorização será conquistada com atualização constante, pesquisa, criatividade, iniciativa, trabalho em equipe, e porque não secretários ensinando nossos cursos técnicos e de graduação? Sempre questionei o motivo de haver poucas secretárias que lecionassem no curso de secretariado executivo, e acho que isso aconteça por ainda não existirem cursos de mestrado em secretariado, ou porque as secretarias não tem interesse em lecionar.Iniciativas como um grupo de discussão para secretárias, um jornal ou revista virtual criado para nós por alguém de nossa área ou uma entidade de classe pode fazer a diferença. Reflitam sobre isso! Se formos os melhores no que fazemos hoje, poderemos ter amanhã o sucesso e a valorização que é nossa de direito.

Autora: Rosa de Catia Souza Silva Bacharel em Secretariado Executivo e Especialista em Assessoria Gerencial. Administradora do grupo assessores@yahoogrupos.com.br .Contato: rosasec@ig.com.brcatiasouza2010@yahoo.com.br

SECRETARIADO: UMA CONTRATAÇÃO INTELIGENTE - Rosimeri Ferraz Sabino

Em uma época em que a horizontalidade é vista como solução para a complexidade do processo organizacional, as funções de assessoria configuram-se como resposta ao problema da sobrecarga da hierarquia. Os assessores do executivo de linha ou especialistas funcionais permitem aumentar a quantidade de informações que aquela posição na hierarquia pode processar, o número de decisões que ela pode tomar e o volume dos conflitos que ela pode resolver. Observa-se, portanto, que a inclusão de uma linha de assessoria/staff no desenho organizacional pode contribuir consideravelmente na agilidade dos processos organizacionais. As linhas de staff atuam em conjunto com os órgãos de linha, desenvolvendo serviços especializados, descentralizando responsabilidades e permitindo que os órgãos principais ocupem-se dos objetivos básicos que lhe competem. A assessoria executiva, no âmbito de staff pessoal e especializado, ocorre através da profissão de secretário executivo. Denomina-se profissão, no Brasil, em razão do ofício ser regulamentado pela Lei 7.377, de 1985, e a sua formação ser orientada por diretrizes do Ministério da Educação. Assim, tem-se uma profissão especializada para a assistência aos executivos. Este aspecto é corroborado no artigo 4°., Item II, da citada lei, que menciona entre as atribuições dos secretários executivos a “assistência e assessoramento direto a executivos”. A construção da profissão de secretário nos processos históricos revela a estreita ligação do ofício às alçadas de poder da sociedade. Desde suas origens a profissão ocupa-se da assessoria aos líderes, exigindo o domínio de conhecimentos administrativos, além de lingüísticos e de relações humanas. Assim, observa-se que a preparação do indivíduo para o exercício do ofício permeia diversas áreas, o que demanda uma qualificação planejada. Como exemplo cita-se a formação de escribas da Era Egípcia, que ocorria nas escolas de Mênfis e Tebas. Representantes da gênese da profissão, os escribas eram profissionais especializados que desenvolviam assessoria direta aos grandes líderes, compondo uma classe de destaque naquela sociedade.Dessa forma, os secretários executivos representam função essencial aos gestores e a sua contratação deve ocorrer de maneira adequada em relação aos requisitos de qualificação. A base acadêmica deve ser considerada nos processos de seleção, permitindo o devido aproveitamento da função de assessoria uma vez que ela precede conhecimentos técnicos específicos. A contratação nesses moldes evita o surgimento de gap´s nos conhecimentos necessários para um desempenho satisfatório. A formação em Secretariado Executivo ocorre em curso superior, e o reconhecimento internacional da relevância da profissão é representado n a comemoração do Dia Internacional do Profissional de Secretariado, este ano, em 22 de abril, data estabelecida em 1997 no III Congresso Internacional da área, ocorrido na África do Sul. A representação profissional é feita pela Federação Nacional de Secretariado e sindicatos estaduais. O Estado de Sergipe conta com o curso de formação na Universidade Federal de Sergipe – UFS, e o acompanhamento dos profissionais no mercado pelo Sindicato dos Secretários e Secretárias do Estado de Sergipe - SINSESE. Assim, a sociedade sergipana dispõe de profissionais qualificados e orientados para o exercício de suas funções, sob padrões de qualidade que agregam resultados às gestões. Na era de concorrência globalizada, as organizações não podem prescindir de uma ótima composição do seu quadro funcional.Mestre em Administração, Especialista em Educação, Bacharela em Secretariado Executivo, docente da Universidade Federal de Sergipe.